Hướng dẫn sử dụng hệ thống Hóa đơn điện tử Viettel Ver 2.0

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Bước 1: Thay đổi mật khẩu

Sau khi hệ thống (HT) đấu nối thành công khách hàng (KH) trên HT, người dùng được cấp mật khẩu mặc định. Người dùng vào giao diện Thay đổi mật khẩu để vào mục thay đổi mật khẩu của riêng người dùng.

Sau đó sẽ có cửa sổ pop-up nhập thông tin cần thiết để đổi mật khấu mới:

Bước 2: Cấu hình thông tin doanh nghiệp DN):

Tiếp theo người dùng cần khởi tạo thông tin DN để hiển thị trong thông tin hóa đơn (HĐ): Truy cập vào mục Quản lý phát hành/Khởi tạo thông tin DN. Bổ sung thông tin DN đầy đủ như biểu mẫu rồi bấm nút “Cập nhật” hoàn thành cập nhật.

Bước 3: Cập nhật chứng thư số

Tiếp theo người dùng cần cập nhật chứng thư số theo hướng dẫn:

Vào giao diện https://sinvoice.viettel.vn/tai-ve: Thực hiện tải Tool ký số bằng usb – token

Làm theo hướng dẫn file doc về cấu hình firefox của USB token (file đính kèm: TL_SETUP_FIREFOX_CAP_CTS.doc)

Export file cer từ tool usb token Viettel:

Bật Tool ký số USB – Token (e-Invoice-Tool-jar-with-dependencies.jar). Đăng nhập vào hệ thống

Chọn công ty, nhấn chuột phải tạo chứng thư số (hệ thống hỗ trợ người dùng export file cer)

DN quay lại trang vinvoice.viettel.vn để thực hiện thêm mới chứng thư số (import file cer vừa export tại thao tác trên) tại giao diện Quản lý phát hànhKhởi tạo thông tin doanh nghiệpTra cứu chứng thư số

Sẽ xuất hiện cửa sổ để cho phép người dùng import file cer vào để sử dụng.

Sau khi import xong chứng thư số sẽ ở trạng thái chờ kiểm tra, người dùng cần chờ HT kiểm tra tính xác thực của chứng thư số được đưa vào. Khi nào chứng thư số được duyệt và chuyển sang trạng thái “Hoạt động” thì mới sử dụng được.

Bước 4: Danh mục khách hàng

Trước khi lập hóa đơn, người dùng cần lập danh sách Khách hàng, người mua sẽ nhận hóa đơn. Người dùng thực hiện tại mục Danh mụcKhách hàng để vào trang quản lý Khách hàng. Nếu muốn thêm mới thì vào chức năng “Thêm mới” để điền thông tin khách hàng mới hoặc vào chức năng “Import excel” để tải biểu mẫu về và nhập theo danh sách file excel cho số lượng lớn khách hàng.

Bước 5: Danh mục hàng hóa

Bước tiếp theo, người dùng cần lập danh sách Hàng hóa của công ty sẽ sử dụng để lập hóa đơn. Người dùng thực hiện vào mục Danh mụcHàng hóa để vào trang quản lý Hàng hóa. Nếu muốn thêm mới thì vào chức năng “Thêm mới” để điền thông tin hàngmới hoặc vào chức năng “Import excel” để tải biểu mẫu về và nhập theo danh sách file excel cho số lượng lớn hàng hóa.

Bước 6: Lập hóa đơn

Người dùng vào giao diện Lập hóa đơn tại menu Quản lý hóa đơnHóa đơn chưa phát hành để thực hiện tạo lập và phát hành hóa đơn đến người mua. Người dùng chọn “Lập hóa đơn” để tiến hành nhập thông tin hóa đơn phát hành.

Màn hình sẽ chuyển sang màn hình “Lập hóa đơn nháp”. Người dùng cần điền thông tin Khách hàng là người mua vào. Có thể sử dụng chức năng tìm kiếm để lấy thông tin từ danh mục Khách hàng đã tạo hoặc nhập mới từ đầu. Tiếp theo là chọn tên mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn cho mẫu đó.

Tiếp theo người dùng điền thông tin giao dịch sẽ xuất hiện trên hóa đơn: 1. Hình thức thanh toán chọn chuyển khoản, DTCN hoặc tiền mặt. 2. Loại tiền: VND, USD hoặc EURO

Cuối cùng là nhập thông tin chi tiết hóa đơn. Chọn mã hàng hóa và nhập thông tin hàng hóa đã nhập ở danh mục Hàng hóa vào. Thêm số lượng và đơn giá (nếu đổi), hệ thống tự động tính thành tiền. Sau đó chọn “Xem trước” hóa đơn để kiểm tra lại trước khi hoàn thành bằng việc chọn nút “Lập hóa đơn nháp”.

Màn hình sẽ quay lại màn hình quản lý hóa đơn nháp, bản ghi hóa đơn mới tạo xuất hiện dưới dạng hóa đơn nháp. Người dùng chọn “Phát hành” để tiến hành phát hành hóa đơn này.

Cửa sổ Phát hành hóa đơn sẽ hiện ra cho phép người dùng xem lại hóa đơn lần cuối trước khi phát hành. Sau khi kiểm tra kỹ thông tin, bấm nút “Phát hành hóa đơn” để thực hiện.

Hệ thống sẽ báo cho người dùng thông tin HĐ đã phát hành thành công ngay sau đó

Bước 7: Quản lý hóa đơn đã phát hành

Người dùng vào giao diện Lập hóa đơn tại menu Quản lý hóa đơn/ Hóa đơn đã phát hành để xem tình hình xuất hóa đơn của công ty. Người dùng có thể tìm kiếm hóa đơn theo số hóa đơn, mẫu hóa đơn và ngày phát hành hóa đơn.

Bước 8: HƯỚNG DẪN LẬP HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI, THAY THẾ, HỦY GIAO DỊCH, ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN, ĐIỀU CHỈNH TIỀN

1.  Lập hóa đơn thay thế

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Lưu ý: Chỉ hóa đơn gốc chưa được kê khai thuế, chưa bị hủy giao dịch, chưa bị điều chỉnh tiền, đã thanh toán thì mới được phép lập hóa đơn thay thế.

Trường hợp này người dùng thực hiện lập biên bản theo mẫu:

Và thực hiện lập hóa đơn thay thế tại giao diện:

Click chuột phải vào hóa đơn cần lập hóa đơn thay thế tại giao diện Quản lý hóa đơn, chọn Lập hóa đơn thay thế:

2.   Hủy giao dịch

Hoá đơn đã được lập thành công nhưng vì lý do sai sót/huỷ giao dịch mà gạch chéo/thu hồi/huỷ làm hoá đơn mất hiệu lực sử dụng.

Huỷ giao dịch trả hàng: bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập. (theo khoản 2.8 phụ lục 04 của TT 39/2014/TT-BTC)

Lưu ý: Chỉ hóa đơn gốc chưa được kê khai thuế, chưa bị hủy giao dịch, chưa bị điều chỉnh tiền, đã thanh toán thì mới được phép hủy giao dịch.

Click chuột phải vào hóa đơn cần hủy giao dịch tại giao diện Quản lý hóa đơn, chọn Xóa bỏ hóa đơn:

3.  Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin, điều chỉnh tiền:

Hóa đơn sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng Mã số thuế thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. HD tại điều 3 của thông tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015

Điều 18. Xử lý đối với hóa đơn đã lập – Thông tư 153/2010/TT-BTC

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Điều 9. Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập – Thông tư 32/2011/TT-BTC

Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Lưu ý: Chỉ hóa đơn gốc đã được kê khai thuế (đã thực hiện chức năng Cập nhật kê khai thuế theo tháng tại menu Quản lý hóa đơn/Cập nhật kê khai thuế), chưa bị hủy giao dịch, chưa bị điều chỉnh thông tin, đã thanh toán thì mới được phép điều chỉnh thông tin, điều chỉnh tiền

Click chuột phải vào hóa đơn cần lập hóa đơn điều chỉnh tại giao diện Quản lý hóa đơn, chọn Điều chỉnh thông tin hoặc Điều chỉnh tiền:

4.  Lập hóa đơn chuyển đổi:

Click chuột phải vào hóa đơn cần lập hóa đơn chuyển đổi tại giao diện Quản lý hóa đơn, chọn Lập hóa đơn chuyển đổi:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *